Archivage des dossiers de candidatures : la CENI s’organise pour une meilleure traçabilité
La Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI) de la République Démocratique du Congo est en pleine période de réception des candidatures pour les élections à la députation provinciale. Afin d’assurer un archivage efficace et une traçabilité optimale des dossiers, la CENI a pris des mesures pour garantir un meilleur archivage des dossiers de candidatures déjà réceptionnés.
Dans le cadre de cette initiative, le Questeur adjoint de la CENI, Mme Sylvie BIREMBANO BALUME, a effectué une visite au service des archives situé au siège de l’institution. Accompagnée des Directeurs de documentation et archives, Nicaise IBULA et de la logistique, Hiller KAMBALE, elle s’est assurée que tous les préalables étaient réunis pour faciliter l’archivage des dossiers.
Au cours de la visite, Mme BIREMBANO BALUME a interagi avec les agents en charge du service des archives, afin de comprendre le processus de traitement des dossiers avant leur archivage. Elle a indiqué que les dossiers étaient réceptionnés emballés dans des sacs, puis soumis à plusieurs vérifications avant d’être archivés dans des enveloppes. Des check-lists sont utilisées pour garantir l’absence d’erreurs et les dossiers sont ensuite placés dans des boîtes d’archives, avec un aménagement adéquat des locaux et des étagères pour une meilleure organisation.
Cette initiative vise à répondre au flux important de candidatures reçu par la CENI. Alors que l’institution tablait sur la réception de 20 000 candidatures pour la députation provinciale, elle a déjà enregistré plus de 25 000 candidatures pour les élections législatives nationales, et s’attend à en recevoir plus de 40 000 pour les élections provinciales. Il est donc primordial de mettre en place un système d’archivage efficace pour assurer une gestion optimale de ces dossiers.
En somme, la CENI entend mettre en œuvre les normes archivistiques pour garantir un archivage de qualité et une traçabilité des dossiers de candidatures. Cette initiative permettra de faciliter le suivi et la gestion des candidatures tout au long du processus électoral.